Payroll-Outsourcing: Den richtigen Anbieter finden

Pflichtenheft erstellen Welche Leistungen soll Ihr Dienstleister erbringen? Diese auf den ersten Blick banale Frage entpuppt sich bei näherer Betrachtung als überaus komplex. Ist die Entscheidung für das Payroll-Outsourcing gefallen, so ist in einem ersten Schritt dringend zu empfehlen, alle internen Prozesse im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung zu beleuchten und sich genau zu überlegen, welche davon ausgelagert werden und welche im Unternehmen verbleiben sollen. Vergessen Sie nicht, dass Sie bei vielen Dienstleistern zunächst nur einen Basispreis erfahren – viele Leistungen kosten extra. Es gilt also, den eigenen Bedarf genau zu definieren. Angebote einholen Neben der Klärung der von Ihnen gewünschten Leistungen mitsamt der dafür gültigen Preise müssen Sie mit möglichen Dienstleistern auch die Kosten für Einrichtung, Schulungen etc., Grundkosten pro Jahr und auch die Kosten für fachliche oder technische Anfragen genau klären. Alle Dienstleistungen müssen auf den Angeboten transparent ausgewiesen sein, damit es später keine bösen und damit teuren Überraschungen gibt. Wichtig sind auch feste Ansprechpartner für Ihr Unternehmen. Nicht jeder Dienstleister kann diese bieten. Wechselnde Sachbearbeiter verkomplizieren und verlangsamen die Abläufe. Weiterhin sollten alle relevanten Haftungsfragen im Vorfeld geklärt werden. Wann haftet der Anbieter und wofür? Welche Risiken verbleiben bei Ihnen? Das sind elementare Fragen. Entscheidung für einen Anbieter Es ist wichtig, mehrere Angebote einzuholen, um Vergleichswerte zu haben. Die Entscheidung sollte zunächst nach harten Fakten getroffen werden. Wie sieht das Preis-Leistungsverhältnis aus? Wie transparent sind die Angebote? Welche Leistungen sind inklusive? Können unsere Anforderungen überhaupt komplett erfüllt werden? Bekommen wir feste Ansprechpartner? Sind alle Haftungsfragen geklärt? Letztlich spielt das Vertrauen die entscheidende Rolle, es macht bei ähnlichen Leistungen den Unterschied. Achten Sie daher neben den wichtigen „hard facts“ auch auf Ihr Bauchgefühl. Zum Blogartikel: Payroll-Outsourcing: Eine Frage des Vertrauens? Vorteile für Ihre Mitarbeiter Kapazität für HR-Arbeiten weniger Druck mehr zeitliche Unabhängigkeit Wer mit der Personalabrechnung im Unternehmen befasst ist, braucht dafür viel Zeit, Geduld und stets aktuelles Fachwissen. Er trägt hohe Verantwortung und Fehler können nicht nur teuer werden, sondern im Unternehmen auch für mächtig Ärger sorgen.